Inwentaryzacja – najczęstsze błędy

28-12-2012

Zwykle zapominamy, że wysyłając potwierdzenia sald przed końcem roku powinniśmy wyjaśnić powstałe różnice oraz uzgodnić salda wg stanu na koniec roku.

 Metoda inwentaryzacji w zależności od składnika aktywów

Zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadza się inwentaryzację:

 1)    Drogą spisu z natury:

•  aktywów pieniężnych (z wyjątkiem tych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3 poniżej, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie oraz
• znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek, a powierzonych jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu;

 2)    Drogą potwierdzenia sald przez banki oraz kontrahentów

•  aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3 poniżej, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów;

 3)    Drogą porównania danych i weryfikacji wartości z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami

•  środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1) i 2) oraz wymienionych w pkt 1) i 2), jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Tyle o metodach mówi Ustawa o rachunkowości, a jak wygląda praktyka...?

 Najczęstsze błędy - okiem biegłego

Przystępując do inwentaryzacji powinniśmy pamiętać jaki cel ma inwentaryzacja. Kierownicy rzadko przywiązują do niej wagę, często wręcz traktowana jest po macoszemu, a to właśnie poprawnie i rzetelnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na ustalenie faktycznego stanu majątku firmy, a co za tym idzie poprawności ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego.

 Etap przygotowania inwentaryzacji

O powodzeniu inwentaryzacji decyduje sposób jej przygotowania. Do najczęstszych „grzechów" na tym etapie możemy zaliczyć m.in.:

• brak instrukcji inwentaryzacyjnej,
• brak zarządzenia kierownika jednostki o przeprowadzeniu i terminach inwentaryzacji,
• brak harmonogramu inwentaryzacji,
• nieprawidłowe przygotowanie rejonów spisowych oraz brak oznaczenia numerami inwentarzowymi inwentaryzowanych składników majątku,
• wyznaczenie do zespołów spisowych osób materialnie odpowiedzialnych, co skutkuje brakiem obiektywizmu oraz może wskazywać na nierzetelność przeprowadzonego spisu,
• nierejestrowanie druków arkuszy spisowych jako druków ścisłego zarachowania - tracą więc one na swoim znaczeniu dowodowym.

 Etap przeprowadzenia inwentaryzacji

Na etapie przeprowadzenia inwentaryzacji dochodzi również do licznych błędów i nieprawidłowości, najczęściej są to:

• błędne dokonywanie poprawek na arkuszach spisowych tj. w sposób nieczytelny, często zamazując istotne dane,
• nagminnym jest posługiwanie się wydrukami z ewidencji ilościowo-wartościowej, zwłaszcza w trakcie inwentaryzacji zapasów,
• brak oceny podczas inwentaryzacji technicznej przydatności spisywanego mienia, co w konsekwencji powoduje, że jego wartość w księgach jest zawyżona.

Biegli rewidenci nie raz zwracali uwagę, że jednostki próbują „ułatwić" sobie pracę drukując gotowe arkusze inwentaryzacyjne z oznaczeniem ilości i cen inwentaryzowanego składnika. Pamiętajmy, że taki sposób inwentaryzacji zawsze zostanie podważony przez biegłego rewidenta.

W jednostkach podlegających badaniu biegły rewident zazwyczaj uczestniczy jako obserwator w inwentaryzacji zapasów czy produkcji w toku, zwłaszcza gdy jest to znacząca pozycja sprawozdania finansowego.

Pamiętajmy, że różnice ujawnione w toku inwentaryzacji powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

 Etap rozliczeniowy inwentaryzacji

Rozliczenie inwentaryzacji powinno zakończyć się rozliczeniem różnic inwentaryzacyjnych na podstawie protokołu sporządzonego przez komisję inwentaryzacyjną. Protokół ten powinien zawierać umotywowane wnioski co do sposobu ich rozliczenia.

W praktyce często brak jest takich wniosków, gdyż zdarza się, że różnice z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury nie zostają ujawnione lub są błędnie kwalifikowane. Nagminnym jest nieujmowanie stwierdzonych wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych lub ujęcie ich po dniu bilansowym. Powoduje to konsekwencje wynikające z przepisów Ustawy o rachunkowości dla kierownika jednostki oraz może spowodować, że sporządzone sprawozdanie finansowe daje nierzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223)