„Uproszczone” dowody księgowe

03-01-2013

W następstwie zmian w zakresie regulacji VAT dotyczących wprowadzenia tzw. faktur uproszczonych (1) wprowadzono także zmiany w art. 21 ust. 1a Ustawy o rachunkowości (2) w zakresie danych w dowodach księgowych.

Ustawa z dnia 16.11.2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (3) zmieniła dotychczasowe brzmienie art. 21 ust. 1a) Ustawy o rachunkowości w taki sposób, że od 01.01.2013 można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym części danych (wymienionych w art 21 ust 1) - zniesiony został obowiązek zamieszczania danych wymienionych w pkt 1-3 oraz 5, jeśli możliwość taka wynika z odrębnych przepisów (3).

Zgodnie z art 21 ust 1 Ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w  księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ponadto można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym danych wymienionych w pkt 6, jeśli jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W teorii oznacza to, że dokument uproszczony mógłby nie zawierać żadnego innego punktu z wyżej wymienionych, z wyjątkiem punktu 4, czyli „datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu". Jednakże, poprzez odwołanie się do innych przepisów, Ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia - zatem w zakresie faktycznego sporządzenia dokumentu jakim jest faktura uproszczona należy odwołać się do wspomnianej noweli przepisów dotyczących VAT w zakresie faktur uproszczonych.

Nowelizacja regulacji VAT w zakresie faktury uproszczonej (1)

Zgodnie z wchodzącymi w życie od 01 stycznia 2013 r. m.in zmianami dotyczącymi wystawiania faktur VAT, zmieniono zasady wystawiania faktur „uproszczonych". Wynika to z dostosowywania przepisów lokalnych do przepisów unijnych. Zgodnie z §5 ust. 4 pkt 6) Rozporządzenia (1) w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro - jeżeli kwota ta określona jest w euro, faktura może nie zawierać pewnych danych z pełnego katalogu, które zostały określone w §5 ust. 1. Zatem, faktura uproszczona nie będzie musiała zawierać następujących elementów §5 ust. 1, tj. elementów wymienionych w punkcie 3 tego artykułu (wymieniony poniżej) dotyczących nabywcy oraz danych określonych w punktach 8, 9 i 11-14 (wymienione poniżej) z całego katalogu danych, które musi zawierać standardowo faktura.

Faktury uproszczone nie będą musiały zatem zawierać następujących elementów z pełnego katalogu informacji, które musi zawierać faktura standardowa wymienionych w §5 ust. 1 Rozporządzenia (1):

Pkt 3-imion i nazwisk lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów

Pkt 8-miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług

Pkt 9-ceny jednostkowej bez kwoty podatku lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)

Pkt 11-wartości sprzedaży netto

Pkt 12-stawki podatku

Pkt 13-sumy sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku

Pkt 14-kwoty podatku od sumy wartości netto, z podziałem na poszczególne stawki

Należy jednak zaznaczyć, że postawiony został warunek, że faktura powinna zawierać dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. W praktyce oznacza to, że skoro sprzedaż netto nie jest wykazywana z podziałem na stawki VAT, to wartość brutto sprzedaży powinna zostać rozbita na poszczególne stawki podatkowe VAT, aby możliwe było wyliczenie podatku VAT „w stu".

Warto zwrócić uwagę na fakt, że w katalogu danych które musi zawierać pełna faktura jest m.in." pkt 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;". Punkt ten nie jest wymieniony enumeratywnie w katalogu danych, których nie musi zawierać faktura uproszczona, co oznacza, że faktura uproszczona będzie jednak musiała zawierać numer identyfikacji podatkowej nabywcy - NIP.

Nie ma obowiązku wystawiania faktur uproszczonych, przedsiębiorca ma prawo wyboru, czy będzie wystawiał fakturę zwykłą czy uproszczoną. Dodatkowo, faktur uproszczonych nie będzie można wystawiać w transakcjach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju oraz w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Należy także zauważyć, że aktualne brzmienie art 86. ust 2 Ustawy o VAT jest niespójne z treścią noweli - definicja podatku naliczonego w Ustawie o VAT stanowi, że jest to suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Na fakturze uproszczonej, jak wskazano, nie będzie ona określona wprost na fakturach, tylko możliwa do określenia. Docelowo planowane jest wprowadzenie zapisów z Rozporządzenia dotyczących faktur uproszczonych bezpośrednio w Ustawie o VAT.

Podstawa prawna

1. Rozporządzenie z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Dz. U. z 2012 poz. 1428

2. Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, z późn. zm.)

3. Ustawa z dnia 16.11.2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz. U. z 2012 r. poz. 1342)