Anulowanie faktury VAT w praktyce

13-07-2012

Faktury sprzedaży spełniają różne funkcje w obrocie gospodarczym. Przede wszystkim, dokumentują transakcje sprzedaży pomiędzy dwoma podmiotami, stanowią źródło informacji na temat stosowanych cen, a nierzadko, przy sporach, są dokumentami dowodowymi i podstawą dochodzenia roszczeń. W przypadku błędnego wystawienia faktury sprzedaży bądź pojawienia się zdarzeń mających wpływ na pierwotną treść faktury, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury bądź noty korygującej, w zależności, które elementy faktury podlegają korekcie. Współczesna księgowość posługuje się coraz bardziej zintegrowanymi systemami księgowymi, które pozwalają na zautomatyzowanie powtarzalnych czynności księgowych, elektroniczną wymianę dokumentów z kontrahentami, a przede wszystkim zapewniają szybki dostęp do informacji zarządczej.

 Czy możliwe jest jednak anulowanie faktury w obrocie gospodarczym, zwłaszcza, gdy opieramy się na zintegrowanych systemach księgowych wykorzystujących elektroniczną wymianę danych (ang. Electronic Data Interchange, EDI)?

Zasady wystawiania i przechowywania faktur i faktur korygujących zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)1). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej. Dodatkowo, podmioty, które zdecydowały się przejść na rozliczanie elektroniczne powinny stosować przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. Ustaw. 249 poz. 1661 z 2010 r)2).

Anulowanie faktur nie podlega regulacjom prawnym tj. ani przepisom ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisom wykonawczym do tej ustawy. W praktyce wykształcił się jednak sposób pozwalający na anulowanie faktur, akceptowany zarówno przez organa skarbowe (przytaczany wielokrotnie w indywidualnych interpretacjach podatkowych) jak i sądy administracyjne (poprzez orzecznictwo).

Zgodnie ze stosowaną praktyką, anulowanie faktury jest możliwe, gdy faktura ta dokumentuje czynność niedokonaną, która faktycznie nie miała miejsca oraz pod warunkiem, iż nie nastąpiło wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Taka faktura nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Jednak po wprowadzeniy faktury do obrotu prawnego możliwa jest już tylko jej korekta. Poprzez wprowadzenie faktury do obrotu prawnego należy rozumieć przekazanie jej kontrahentowi oraz akceptację faktury.

W praktyce anulowanie faktury w wersji papierowej jest czynnością prostą. Aby móc anulować fakturę, jej wystawca powinien posiadać zarówno oryginał jak i kopię faktury. Przyjęło się umieszczać na takich fakturach dopisek „anulowano" lub „faktura anulowana" z podaniem daty oraz podpisem osoby upoważnionej do wystawiania faktur. Faktury anulowane powinny być przechowywane identycznie jak pozostałe dokumenty księgowe.

Faktura elektroniczna - W przypadku wykorzystania zintegrowanych systemów informatycznych i korzystania z elektronicznej wymiany dokumentów (EDI), często zdarza się możliwość wygenerowania błędnych faktur. Kontrahent, który otrzymuje faktury elektroniczne jest również obowiązany do potwierdzenia przyjęcia faktury. Kwestie akceptacji faktur i ich potwierdzeń są rozwiązywane różnie w zależności od przyjętych w firmie procedur. Często faktura zaakceptowana przez kontrahenta zmienia status w systemie na „zaakceptowana" lub „potwierdzona". Faktury, błędnie wygenerowane przez system, a nie potwierdzone przez kontrahenta, także mogą być anulowane. Możliwość anulowania błędnie wystawionych faktur przy elektronicznej wymianie dokumentów potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21.12.2010 r., sygnatura: IPPP1/443-1055/10-4/AP, który uznał za prawidłową tezę podatnika, iż „poprzez wystawienie faktury, o którym mowa w art. 108 ustawy, należy rozumieć nie tylko czynność techniczną, polegającą na jej sporządzeniu (wygenerowaniu przez system oraz przesłaniu danych do systemu EDI i uzyskania statusu OK). Do uznania faktury elektronicznej za wystawioną konieczne jest również jej przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Za takie przekazanie należy uznać uzyskanie przez fakturę statusu Receipt oznaczającego, że faktura elektroniczna została pobrana pomyślnie przez odbiorcę."3)

Faktura VAT jedynie wygenerowana przez system finansowo - księgowy, a nie odebrana przez odbiorcę (czyli nie wprowadzona do obrotu prawnego) nie jest fakturą w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług4) i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Dlatego też, do faktury takiej nie mogą mieć zastosowania przepisy dotyczące wystawiania faktur korygujących. Nie ma więc przeszkód, by dokumenty takie mogły być anulowane w systemie finansowo - księgowym bez konieczności wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

Należy jednak pamiętać, iż w praktyce stosowane są różne rozwiązania i procedury przy wystawianiu faktur, dlatego też, aby nie ponosić konsekwencji podatkowych warto uzyskać interpretację indywidualną dla stosowanego rozwiązania.

Podobne artykuły - Faktura proforma a faktura zaliczkowa oraz Ujęcie refaktur w księgach rachunkowych

Podstawa prawna:

1) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360),

2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. Ustaw. 249 poz. 1661 z 2010 r.),

3) Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21.12.2010, sygnatura: IPPP1/443-1055/10-4/AP,

4) Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Ten artykuł oraz inne nasze publikacje znajdziesz na portalu kancelariepodatkowe.pl