Ujęcie refaktur w księgach rachunkowych

08/10/2012

Uregulowania dotyczące refaktury możemy znaleźć w art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej²). Zgodnie z zapisami Dyrektywy „w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi."

W wyniku nowelizacji Ustawy o VAT dodano (od 01.01.2011) art. 8 ust. 2a, który otrzymał podobne brzmienie jak wyżej cytowany artykuł Dyrektywy. Dodatkowo, zapisy dotyczące możliwości odsprzedaży usług odnajdziemy w art. 30 ust. 3 Ustawy o VAT zgodnie z którym „w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku".

Refakturowanie wciąż budzi problemy w przypadku kwestii podatkowych tj. określenia prawidłowego momentu podatkowego czy też prawidłowej stawki VAT. Przedmiotem niniejszego artykułu nie są jednak kwestie podatkowe, a sposób ujęcia refaktur w księgach rachunkowych.

Ujęcie refaktur w księgach rachunkowych

Załóżmy, że przedsiębiorstwo budowlane podpisało w imieniu zagranicznego kontrahenta umowę na dostawę energii elektrycznej na teren budowy. Bezpośrednim korzystającym z usługi będzie kontrahent zagraniczny, zaś przedsiębiorstwo budowlane będzie dokonywać refaktur kosztów zużycia energii na podstawie faktur otrzymanych od dostawcy energii. Jak możemy ująć powyższe zdarzenie w księgach rachunkowych, przy założeniu, iż jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5?

W pierwszym kroku powinniśmy zastanowić się czy opisane zdarzenie zakwalifikujemy do naszej podstawowej czy dodatkowej działalności.

1) W przypadku, gdy czynności związane z dostawą usług i ich refakturowaniem należą do podstawowej działalności operacyjnej firmy (np. wymienionej w zapisach KRS) to wówczas w księgach rachunkowych ewidencjonuje się je w okresie ich poniesienia zgodnie z rodzajem danych usług, tj. na poszczególnych kontach zespołu 4 - "Zużycie materiałów i energii" lub "Usługi obce".:

-  otrzymana faktura kosztowa, a koszt dotyczy bieżącego okresu, ujęcie na kontach:

Wn konto 40* Zużycie materiałów i energii - kwota netto

Wn konto 22* VAT naliczony do odliczenia - podatek VAT z faktury kosztowej

Ma konto 20* Rozrachunki z dostawcami krajowymi - kwota brutto

Wn konto 50* np. Koszty Wydziałowe / Ma konto 490 - kwota netto

-  wystawienie refaktury za usługi dla finalnego odbiorcy:

Wn konto 20* Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi - kwota brutto

Ma konto 70* Przychody ze sprzedaży usług - kwota netto

Ma konto 22* VAT należny - podatek VAT

2) Gdy czynności związane z dostawą usług i ich refakturowaniem należą do działalności dodatkowej firmy, wówczas zapisy na kontach księgowych powinny wyglądać następująco:

 -    otrzymana faktura kosztowa, a koszt dotyczy bieżącego okresu, ujęcie na kontach:

Wn konto 76* Pozostałe koszty operacyjne - kwota netto

Wn konto 22* VAT naliczony do odliczenia - podatek VAT z faktury kosztowej

Ma konto 20* Rozrachunki z dostawcami krajowymi - kwota brutto

-   wystawienie refaktury za usługi dla finalnego odbiorcy:

Wn konto 20* Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi - kwota brutto

Ma konto 76* Pozostałe przychody operacyjne - kwota netto

Ma konto 22* VAT należny - podatek VAT

*) W powyższym przykładzie zastosowano umowne numery kont.

W praktyce możemy spotkać się z różnymi rozwiązaniami jakie stosują jednostki, naszym zdaniem nie do końca prawidłowymi. Przykładowo, nie jest prawidłowym ewidencjonowanie faktur kosztowych będących podstawą refaktury z całkowitym pominięciem kont kosztowych i ujmowanie ich na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych.

Można także spotkać się z księgowaniem refaktur nie na konta przychodowe ale jako zmniejszenie kosztów. Naszym zdaniem, takie rozwiązanie również nie wydaje się być do końca prawidłowe, gdyż nie jest zgodne z podstawową zasadą rachunkowości tj. jasnego i rzetelnego obrazu oraz współmierności przychodów i kosztów.

Dla przypomnienia, zasada jasnego i rzetelnego obrazu została przedstawiona w art. 4 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.3)  Zgodnie z jej brzmieniem, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zasady ujmowania w księgach refaktur powinny być opisane w polityce rachunkowości.

Podstawa prawna:

1)      Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054

2)      Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 347/1

3)      Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.

Podobne - Faktura-proforma-a-faktura-zaliczkowa oraz Anulowanie-faktury-VAT-w-praktyce