Faktura proforma a faktura zaliczkowa

03-08-2012

Wśród przedsiębiorców przyjęła się praktyka otrzymywania zapłaty lub zaliczek na poczet przyszłych usług lub zamówionych towarów. Często wcześniejsze płatności zagwarantowane są już w umowie z kontrahentem.

W przypadku, gdy przedsiębiorca pragnie otrzymać zapłatę za usługi jeszcze nie wykonane / towar nie dostarczony, zwyczajowo wystawia fakturę proforma, na podstawie, której odbiorca następnie reguluje płatność.

W prawodawstwie polskim nie znajdziemy definicji faktury proforma, natomiast jest ona powszechnie stosowana w obrocie gospodarczym, zawiera wszystkie elementy „normalnej" faktury VAT oraz wszelkie dane niezbędne do dokonania płatności. Co ważne, faktura proforma nie podlega ewidencji w księgach rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy usługi zostały już wykonane lub towar wydany, sprzedający jest zobowiązany wystawić „normalną" fakturę VAT nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Terminy w jakich sprzedawca powinien wystawić fakturę VAT, precyzyjnie określają przepisy Ustawy o VAT ⁽¹⁾ oraz Rozporządzenie w sprawie faktur ⁽²⁾ . Zbyt wczesne lub zbyt późne wystawienie faktury VAT może rodzić konsekwencje podatkowe zarówno dla wystawcy faktury, jak i nabywcy.

W przypadku wpłacenia przez kontrahenta zaliczki na poczet przyszłych dostaw (np. na podstawie wcześniej wystawionej faktury proforma), a w szczególności otrzymania przedpłaty/zadatku/ raty, dostawca zobowiązany jest wystawić fakturę zaliczkową nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Jeśli sprzedawca wystawi fakturę zaliczkową przedwcześnie tj. przed otrzymaniem wpłaty, to nie powinno to rodzić skutków w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego. Faktura wystawiona przedwcześnie powinna być ujęta w ewidencji VAT dopiero z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Nabywca usługi czy towaru nie ma prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego ze zbyt wcześnie wystawionej faktury zaliczkowej przed ustawowym terminem powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określonego w fakturach potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego.

Jednakże, wystawienie faktury jeszcze przed dostawą towaru, może być o tyle ryzykowne, że transakcja w ogóle może nie dojść do skutku. Jeżeli dostawa towaru nie wystąpi, to faktura wystawiona przed dostawą będzie fakturą „pustą" , która nie uprawnia nabywcy do odliczenia podatku naliczonego (przeczytaj odrębny artykuł na temat anulowania i korygowania faktur VAT).

Jeżeli sprzedawca wystawił przedwcześnie fakturę oraz wykazał obowiązek podatkowy w momencie jej wystawienia, a nie w chwili dokonania dostawy lub wykonania usługi, naraża się na ewentualną konieczność korygowania rozliczeń, jeżeli transakcja nie dojdzie do skutku.

Elementy faktury zaliczkowej

Elementy, jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa są określone w § 10 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie faktur ⁽²⁾. Z przepisu tego wynika, że faktura taka powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź pełne nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

• datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT (w przypadku małego podatnika FAKTURA VAT-MP), kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku kolejnych (tj. dokumentujących kolejne części należności otrzymane przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi) faktur "zaliczkowych" - także daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto,

• stawkę podatku,

• kwotę podatku wyliczoną według wzoru podanego w rozporządzeniu,

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy,

• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Na fakturach zaliczkowych zamiast daty sprzedaży wskazywana jest data otrzymania części lub całości należności (jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury).

Przy wystawianiu faktur zaliczkowych stosuje się odpowiednio niektóre przepisy dotyczące "zwykłych" faktur, tj.:

• przepis dotyczący zaokrągleń dokonywanych na fakturach (zob. § 5 ust. 6 rozporządzenia w sprawie faktur),

• przepis nakazujący obowiązek wskazania podstawy zastosowania zwolnienia z podatku (zob. § 5 ust. 7 rozporządzenia w sprawie faktur),

• przepisy wyłączające podawanie na fakturach niektórych danych nabywcy (zob. § 7 rozporządzenia w sprawie faktur).

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

2) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)

Podobne -  Anulowanie-faktury-VAT-w-praktyce oraz Ujęcie refaktur w księgach rachunkowych

Ten artykuł oraz inne nasze publikacje znajdziesz na portalu kancelariepodatkowe.pl